POLÍTICA DE TRATAMIENTOS DE DATOS PERSONALES DE AG COLOMBIA INCORP S.A.S.
I. FINALIDAD
AG COLOMBIA INCORP S.A.S. (En adelante AG INCORP) ha elaborado una Política de Tratamiento de Datos Personales para empleados, socios, candidatos y terceros personas naturales (en adelante el “EL TITULAR”) con el fin de delimitar cualquier operación sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de información vinculada o que pueda vincularse a una o varias personas naturales determinadas (en adelante “INFORMACIÓN PERSONAL”).
AG INCORP tratará la Información Personal para la finalidad del tratamiento, tal y como se define más adelante, y de conformidad con los principios y disposiciones contenidos en la normatividad aplicable.
II. DEFINICIONES
PRIMERO. AUTORIZACIÓN. Es el consentimiento previo, expreso e informado que EL TITULAR otorga a la sociedad AG INCORP para recolectar, almacenar, usar y tratar su información con fines específicos.
SEGUNDO. BASE DE DATOS. Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
TERCERO. DATOS PERSONALES. Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
CUARTO. DATOS PRIVADOS. Es el dato que por su naturaleza intima o reservada solo es relevante para EL TITULAR.
QUINTO. DATOS PÚBLICOS. Son los datos que no son semiprivados, privados o sensibles. Se consideran datos públicos, los datos concernientes al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o servidor público. Los datos públicos pueden estar contenidos en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
SEXTO. DATOS PERSONALES SENSIBLES. Son los datos que afectan la intimidad de EL TITULAR o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
SÉPTIMO. TITULAR. Es la persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
OCTAVO. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO. Es la persona natural y/o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable de tratamiento.
NOVENO. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO. Persona natural y/o jurídica, que por sí misma o en alianza con otros decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
DÉCIMO. TRANSFERENCIA. La transferencia de datos se presenta en los eventos cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
DÉCIMO PRIMERO. TRANSMISIÓN. Es un tratamiento de datos personales que involucra la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
DÉCIMO SEGUNDO. TRATAMIENTO. Son operaciones de datos personales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
DÉCIMO TERCERO. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS. Los tratamientos de datos recolectados deben ser con una finalidad legítima y este debe ser informada por EL TITULAR.
III. PRINCIPIOS
AG INCORP tratará la Información Personal conforme a los siguientes principios:
PRIMERO. PRINCIPIO DE AUTORIZACIÓN. El tratamiento de datos personales solo puede realizarse con el consentimiento previo, expreso e informado de EL TITULAR.
SEGUNDO. PRINCIPIO DE CALIDAD. La información registrada debe ser cierta, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. En AG INCORP se prohíbe el uso de datos parciales, incompletos o erróneos que puedan inducir a error o afectar la intimidad de EL TITULAR.
TERCERO. PRINCIPIO DE SEGURIDAD. La información sujeta a Tratamiento por parte de AG INCORP, se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
CUARTO. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA. En el Tratamiento se debe garantizar el derecho del Titular a obtener de AG INCORP en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
QUINTO. PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD. Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
IV. RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN PERSONAL
AG INCORP podrá recopilar las siguientes categorías de Información Personal:
PRIMERO. Para empleados y socios.
A) INFORMACIÓN PERSONAL. Nombre (incluido cualquier nombre anterior); foto; información de contacto (dirección, número telefónico y correo electrónico); fecha y lugar de nacimiento; género; números de cédula de ciudadanía, tarjeta profesional (si aplica) y demás números de identificación gubernamentales; número de cuenta bancaria y demás datos financieros; estado civil y familiar; antecedentes judiciales; referencias personales y laborales; certificados académicos; nombre, dirección y teléfono de contacto en caso de emergencia.
B) INFORMACIÓN LABORAL. información sobre trabajos previos; puesto o cargo; ubicación; dirección y número telefónico del sitio de trabajo; fecha de inicio y terminación del empleo; naturaleza del empleo (tiempo completo o medio tiempo); desempeño laboral; información sobre formación profesional, certificados y competencias laborales.
C) INFORMACIÓN DE CARÁCTER SENSIBLE. información médica y de salud ocupacional; pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales; condición socioeconómica; origen racial o étnico; información relacionada con discapacidades laborales con fines de gestión de beneficios; información relacionada con el estado de salud.
SEGUNDO: Para proveedores personas naturales y/o su representante persona natural:
A) INFORMACIÓN PERSONAL. Nombre; información de contacto (dirección, número telefónico y correo electrónico); número de cédula de ciudadanía; registro único tributario; número de identificación tributaria; número de la cuenta bancaria y demás datos bancarios y financieros; antecedentes judiciales y cargo dentro de la empresa en la que trabaja.
TERCERO. Para clientes personas naturales y/o su representante persona natural
A) INFORMACIÓN PERSONAL. nombre; información de contacto (dirección, número telefónico y correo electrónico); número de cédula de ciudadanía; registro único tributario; número de identificación tributaria; número de cuenta bancaria y demás datos bancarios y financieros y antecedentes judiciales.
V. FINALIDAD DEL PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL
AG INCORP puede emplear la Información Personal mencionada anteriormente para las siguientes finalidades:
PRIMERO. Para empleados y socios:
• Por acciones tendientes a la relación contractual.
• Gestión de nómina y/o remuneración.
• Elaboración de presupuestos.
• Gestión de prestaciones sociales y afiliaciones al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST).
• Indicar información a las autoridades judiciales competentes cuando estas lo requieran.
• Verificar la información contenida en listas de riesgo, restrictivas y no restrictivas.
• Actividades de bienestar social y recreativas.
• Gestión, revisión y valoración del desempeño y productividad, cuando corresponda; y todas las demás actividades que sean compatibles con estas finalidades.
SEGUNDO. Para proveedores personas naturales y/o su representante persona natural:
• Administración, gestión, cumplimiento y ejecución de la relación contractual con el proveedor.
• Manejo de cuentas del proveedor, lo cual incluye el cumplimiento de requisitos legales relacionados con los libros comerciales y contables, el manejo de las transacciones de facturación y pago, realizar los cierres financieros, informes a la gerencia y, en general, para asegurar el monitoreo interno de la cuenta.
• Proporcionar información a las autoridades competentes cuando medie requerimiento de dichas autoridades en ejercicio de sus funciones y facultades legales, en cumplimiento de un deber legal o para proteger los derechos de AG INCORP.
• Gestión de facturación, cartera, cobranza y pagos por servicios requeridos.
• Verificar la información contenida en listas de riesgo, restrictivas y no restrictivas; y todas las demás actividades que sean compatibles con estas finalidades.
TERCERO. Para clientes personas naturales y/o su representante personal natural:
• Proveer nuestros servicios a través de la gestión y ejecución de la relación comercial.
• Lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros servicios.
• Informar sobre cambios en nuestros productos o servicios.
• Manejo de cuentas del cliente, lo cual incluye el cumplimiento de requisitos legales relacionados con los libros comerciales y contables, el manejo de las transacciones de facturación y pago, realizar los cierres financieros, informes de gerencia y, en general, para asegurar el monitoreo interno de la cuenta.
• Proporcionar información a las autoridades competentes cuando medie requerimiento de dichas autoridades en ejercicio de sus funciones y facultades legales.
• Verificar la información contenida en listas de riesgo, restrictivas y no restrictivas; y todas las demás actividades que sean compatibles con estas finalidades.
VI. VERIFICACIÓN DE LISTAS DE RIESGO, RESTRICTIVAS Y NO RESTRICTIVAS, Y VINCULANTES Y NO VINCULANTES PARA COLOMBIA
Dentro de las obligaciones que establece la Ley, AG INCORP debe dictaminar si sus empleados, sus socios, sus familiares o personas cercanas califican como Personas Expuestas Políticamente (en adelante «PEP»).
Por ende, AG INCORP tiene la obligación de verificar, solicitar y/o consultar la Información Personal de los Titulares en listas de riesgo, restrictivas y no restrictivas, y vinculantes y no vinculantes para Colombia, a través de cualquier motor de búsqueda tales como, pero sin limitarse a, las plataformas de los entes Administradores del Sistema de Seguridad Social Integral, las Autoridades Judiciales y de Policía Nacional, la Procuraduría General de la República, la Contraloría General de la Nación o cualquier otra fuente de información legalmente constituida y/o a través de otros motores de búsqueda diseñados para verificar su situación laboral actual, sus aptitudes académicas y demás información pertinente para los fines antes señalados. AG INCORP realizará estas gestiones directamente, o a través de sus filiales o aliados estratégicos con quienes acuerde realizar estas actividades. De igual manera, AG INCORP podrá adelantar el proceso de consulta, a partir de su Información Personal.
Adicionalmente y de conformidad con la Ley, se le informa al Titular de que en caso de que algún familiar o persona cercana ostente la calidad de PEP o llegue a adquirirla, el Titular deberá comunicar tal situación a AG INCORP, indicando los datos de identificación de dicho familiar o persona cercana, incluyendo su nombre completo y el parentesco que tiene y el cargo que desempeña o desempeñó dentro de los dos (2) años anteriores. En los casos en los que la Firma deba llevar a cabo el tratamiento de Datos Personales de terceros proporcionados por el Titular, este deberá contar con la autorización de esas personas para que su Información Personal sea entregada a AG INCORP y tratada de conformidad con esta Política de Tratamiento.
VII. ACCESO A LA INFORMACIÓN PERSONAL
En la sociedad AG INCORP, el acceso a la información personal está restringido a cierto personal, y se usara en los casos estrictamente necesarios y legalmente permitidos o cuando estos sean requeridos por autoridades judiciales competentes.
VIII. TRANSMISIÓN DE INFORMACIÓN PERSONAL
AG INCORP puede transmitir Datos Personales y Datos Personales Sensibles a terceros, quienes realizarán el tratamiento en nombre de AG INCORP y de conformidad con la Finalidad del Tratamiento según se indica en esta Política. Estos terceros asumirán el rol de Encargados del Tratamiento de la Información Personal y la relación se documentará en un contrato de transmisión.
AG INCORP tomará las medidas necesarias con el fin de garantizar los requerimientos adecuados de seguridad y protección de la información por parte de dichos destinatarios, y se asegurará de que la Información Personal esté debidamente protegida de conformidad con esta Política de Tratamiento y las disposiciones legales aplicables.
XI. DERECHOS DE LOS TITULARES
De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos de los Titulares de Datos Personales y Datos Personales Sensibles son:
• Conocer, actualizar y rectificar los Datos Personales y Datos Personales Sensibles frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento;
• Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a los Datos Personales y Datos Personales Sensibles;
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley frente al Tratamiento de la información;
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la Constitución;
• Acceder en forma gratuita a los Datos Personales y Datos Personales Sensibles que hayan sido objeto de Tratamiento.
X. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS
La sociedad comercial AG INCORP responderá cualquier consulta y/o reclamo relacionado con la información personal recolectada en bases de datos y para esto EL TITULAR debe enviar su petición, queja o reclamo por escrito al correo de notificaciones judiciales: abogado@ag-incorp.com, estos serán respondidos en los términos establecidos legalmente.